Procedimiento general para hacer frente a una queja o inquietud | Madison Metropolitan School District

Declaración de la política
Los programas y las políticas del Distrito Escolar Metropolitano de Madison tienen como objetivo fomentar y enriquecer el aprendizaje y el desarrollo intelectual, social, emocional y físico del estudiante. Para lograr estas metas es necesario que los estudiantes, los padres, los maestros y el resto del personal trabajen juntos. Así como los estudiantes deben comportarse de manera adecuada tal como lo esperan sus maestros, padres y compañeros, de la misma manera los administradores, maestros y otros empleados deben tratar a los alumnos y a los padres justa y equitativamente y con respeto, tanto por los grupos de personas como por la dignidad de la persona. Cuando surjan problemas, usted puede comunicárselos al Distrito Escolar Metropolitano de Madison y el distrito y sus empleados tratarán de identificar, investigar y resolver esos problemas.

Para tal efecto, es política de la Junta de Educación proporcionar un procedimiento adecuado para la resolución ordenada de las inquietudes y quejas que se presenten contra el distrito. Como parte de este procedimiento, la Junta de Educación y el Superintendente esperan que los miembros del personal cooperen en un esfuerzo por resolver las inquietudes o quejas y que todas las partes se traten con dignidad y respeto y que se llegue a una resolución ecuánime y objetiva.

El procedimiento para resolver las inquietudes o quejas es un procedimiento de dos pasos. El primer paso dispone hacer frente a las inquietudes con las mismas partes que estén directamente involucradas en el asunto. El segundo paso dispone hacerle frente a la queja por medio del procedimiento distrital de una queja formal escrita.

Excepción para quejas que involucren a las escuelas privadas. Un padre, un maestro u otra persona u organización con una queja y/o inquietud que involucren presuntas violaciones del artículo 20 U.S.C [Código de los EE.UU]. §§ 6320 o 7881 (que gobierna la prestación de servicios y otros beneficios para los niños en escuelas privadas, los maestros de las escuelas privadas y otros miembros del personal educativo de las escuelas privadas conforme a varios programas federales Title – [Título]) deberá presentar la queja directamente al Departamento de Instrucción Pública de Wisconsin (DPI, por su siglas en inglés) para que sea DPI quien la resuelva.
Procedimiento para hacer frente a una inquietud
1. Si la inquietud se relaciona con el salón de clase:
  1. Usted debe contactar primero al maestro del salón de clase.
  2. Si tal inquietud no se resuelve satisfactoriamente por el maestro del salón de clase, usted deberá contactar al director de la escuela.
  3. Si el director de la escuela no resuelve satisfactoriamente su inquietud, usted deberá contactar al Superintendente Auxiliar apropiado o a otro miembro del personal administrativo de la oficina central (p.ej., el asesor jurídico, el gerente de contratación laboral).
  4. Si usted no puede determinar a quién llamar, si desea o necesita más información, no entiende el procedimiento o quiere que una persona abogue a su favor puede llamar a la línea de ayuda al 204-HELP (204-4357) para pedir ayuda.
2. Si la inquietud se relaciona con una escuela, usted deberá:
  1. contactar al director de la escuela.
  2. Si el director de la escuela no resuelve satisfactoriamente su inquietud, usted deberá contactar al Superintendente Auxiliar apropiado o a otro miembro del personal administrativo de la oficina central.
  3. Si usted no puede determinar a quién llamar, si desea o necesita más información, no entiende el procedimiento o quiere que una persona abogue a su favor puede llamar a la línea de ayuda al 204-HELP (204-4357) para pedir ayuda.
3. Si la inquietud se relaciona con el distrito:
  1. contacte al Superintendente Auxiliar apropiado o a otro miembro del personal administrativo de la oficina central.
  2. Si usted no puede determinar a quién llamar, si desea o necesita más información, no entiende el procedimiento o quiere que una persona abogue a su favor puede llamar a la línea de ayuda al 204-HELP (204-4357) para pedir ayuda.
4. El distrito emplea un número de funcionarios defensores cuya responsabilidad primordial es ofrecer apoyo directo a las escuelas para desarrollar e implementar estrategias y programas que, entre otras cosas:
  1. mejoren la participación de los padres en la educación de sus hijos;
  2. creen un ámbito escolar incluyente;
  3. garanticen una comunicación efectiva entre las familias y las escuelas;
  4. aboguen por un entorno en el cual las familias se sientan bienvenidas a la escuela y en el cual las barreras que interfieran con el acceso sean eliminadas; y
  5. permitan que los funcionarios sirvan como defensores de los padres o los estudiantes que encuentren barreras al éxito del estudiante.
5. Para ayudar en la resolución de una inquietud o de una queja, el Distrito cuenta con una lista de padres defensores que han estado de acuerdo para servir como voluntarios con el fin de ofrecerles asesoría y otro tipo de ayuda a las personas que necesitan o desean ayuda.
  El diagrama de flujo que les presentamos a continuación ‘Cómo obtener ayuda para resolver una inquietud’ describe el procedimiento.
  Haga clic aquí para bajar el diagrama
Resolución de las quejas
1. Conforme a esta política, cualquier persona puede presentar una queja contra el distrito utilizando su formulario general para presentar una queja. Este procedimiento de queja cubre todas las quejas. Por ejemplo, incluye las inquietudes relacionadas con la relación entre los miembros del personal y los estudiantes o los padres. No incluye asuntos para los cuales existen otros procedimientos en práctica tales como: demandas, quejas, reclamos por discriminación, demandas judiciales que se hayan presentado contra el distrito, investigaciones penales, procedimientos en el tribunal de menores, apelaciones de educación especial, reclamos pendientes ante un organismo administrativo, reclamos que estén sujetos a una audiencia ante la Junta de Educación o cualquier otro cuerpo administrativo, otras quejas para las cuales no sea oportuna una investigación, tales como los cambios en las políticas escolares de la Junta de Educación, etc.
2. 1. Previo al momento en que se vaya a presentar una queja, la parte reclamante se puede reunir con el Asesor Jurídico del Distrito, el Superintendente Auxiliar, el Director de Recursos Humanos, el Gerente de Contratación Laboral u otro empleado del distrito según corresponda. Los propósitos de tal reunión son: (1) explicar esta POLÍTICA y PROCEDIMIENTO, (2) contestar preguntas y proporcionar información; y (3) ayudarle a la parte reclamante en la medida en que sea posible.
  2. Después de que la queja sea presentada, ya sea la parte reclamante o cada una de las partes contra quienes se haya presentado la queja se puede reunir con el Asesor Jurídico del Distrito, el Superintendente Auxiliar, el Director de Recursos Humanos, el Gerente de Contratación Laboral u otro empleado del distrito, según corresponda. El propósito de tal reunión es explicar esta política y procedimiento.
3. 1. 1. El reclamante deberá escribir y firmar la queja utilizando el formulario general para presentar una queja del distrito y a discreción del reclamante, archivarla con un Superintendente Auxiliar académico, un Superintendente Auxiliar no académico o el Director de Recursos Humanos (1) dentro de los 300 días después de que supuestamente ocurrió(eron) el(los) hecho(s) o (2) dentro de los 300 días después de la última vez que haya ocurrido una situación que es recurrente. Luego de que la queja se haya presentado ante un Superintendente Auxiliar académico, un Superintendente Auxiliar no académico, el Director de Recursos Humanos; esa persona se convierte en el administrador de la queja y deberá ser la persona encargada de tramitar la queja tal como se ha establecido en el presente documento. Las oficinas de los Superintendentes Auxiliares y la del Director de Recursos Humanos están ubicadas en la Oficina de la Administración del Distrito: 545 West Dayton Street, Madison, WI 53703. El formulario general para presentar una queja se puede obtener ya sea en el Departamento de Recursos Humanos o en la oficina de un Superintendente Auxiliar.
  2. Se considerará que una queja ha sido presentada de acuerdo a la fecha en que se reciba si se entrega en persona, o a la fecha del timbre postal si ha sido enviada por correo.
  3. El administrador de la queja que recibe la queja deberá enviarle al reclamante un acuso de recibo de la queja por escrito, tan pronto como sea posible, pero no más tarde de diez (10) días hábiles después de la recepción de la queja y también se le deberá enviar al reclamante una copia de los procedimientos para hacer frente a una queja.
  4. El administrador de la queja deberá abrir un archivo para la queja. El archivo deberá contener todos los documentos pertinentes a la queja. El archivo deberá incluir, pero no se limitará a: (1) la queja, (2) los documentos recopilados como parte dela investigación y (3) una declaración de la resolución, si la hay.
  5. 1. Dentro de los siete (7) días a partir de la fecha en que se reciba la queja, el administrador de la queja deberá notificar a cada una de las partes contra quien se ha presentado la queja que una queja ha sido presentada.
    2. A excepción de lo provisto por el Párrafo lll.E.1, el administrador de la queja deberá enviarle a cada una de las partes contra quienes se haya presentado una queja, una copia de la queja, la cual podrá ser modificada para suprimir lo que haga referencia a la identidad del reclamante tal como está provisto en el párrafo lll.E.1.
  6. La parte reclamante y cada una de las partes contra quienes se presentó la queja deberán recibir una copia del procedimiento general para hacer frente a una queja.
  7. Todas las quejas deberán ser finalizadas con una resolución escrita proveniente del administrador de más alto rango que haya estado involucrado en la resolución de la queja.
4. 1. A excepción de lo provisto por el Párrafo lll.E.1. y lll.D.2. a continuación, antes de procesar la queja, el administrador de la queja deberá coordinar una reunión (1) con la parte reclamante y la(s) parte(s) contra quien se haya presentado la queja; o (2) con un mediador (quien se provee a expensas del distrito), la parte reclamante y la(s) parte(s) contra quien(es) se haya presentado la queja.
  2. Si cualquiera de las partes opina que tal reunión no debería realizarse, el(ella) debe presentar ante el administrador de la queja una razón convincente por la cual no se debería realizar la reunión. Algunos ejemplos de razones convincentes podrían ser: el hecho de que se hayan llevado a cabo reuniones anteriores entre las partes sin que se haya logrado resolver satisfactoriamente la queja, que la reunión podría resultar violenta, que una de las partes se podría sentir amenazada o intimidada al tener contacto adicional, por acuerdo mutuo de las dos partes, etc. A la parte que está solicitando no reunirse se le deberá pedir que presente un fundamento para su razón convincente. Si el administrador de la queja, después de revisar las bases para que no se lleve a cabo la reunión, determina que la reunión debe llevarse a cabo, la reunión tendrá que celebrarse. Si un empleado rehúsa reunirse, él (ella) podría estar sujeto a acción disciplinaria consistente con los términos del acuerdo de negociación colectiva, si tal acuerdo es aplicable. La acción disciplinaria podría contemplar cualquier medida desde una advertencia oral hasta el despido. Si el reclamante se niega a reunirse, se podría desestimar su queja.
  3. 1. Cualquiera de las partes puede apelar ante el Superintendente o su designado, la determinación del administrador de la queja sobre si se ha proporcionado una razón convincente o no.
    2. Si en la apelación, el Superintendente o su designado determina que se ha proporcionado una razón convincente, deberá remitir el caso nuevamente al administrador de la queja para que se conduzca una investigación.
    3. Si el Superintendente o su designado determina que no se ha proporcionado una razón convincente, entonces el Superintendente o su designado deberá solicitar que se lleve a cabo una reunión. En caso de que el empleado se niegue a participar en la reunión, él (ella) podría estar sujeto a acción disciplinaria conforme con los términos del acuerdo de negociación colectiva, si tal acuerdo es aplicable. Tal acción disciplinaria podría incluir cualquier medida, desde una advertencia oral hasta el despido. Si el reclamante se niega a reunirse, se podría desestimar la queja.
  4. 1. Cualquiera de las partes puede apelar ante el Oficial de Audiencia Independiente [Independent Hearing Examiner (IHE, por sus siglas en inglés)], la determinación del Superintendente o su designado sobre si se ha proporcionado una razón convincente o no.
    2. Si en la apelación, el Oficial de Audiencia Independiente (IHE, por sus siglas en inglés) determina que se ha proporcionado una razón convincente, deberá remitir el caso nuevamente al administrador de la queja para que se conduzca una investigación.
    3. Si el IHE determina que no se ha proporcionado una razón convincente, deberá solicitar que se lleve a cabo una reunión. En caso de que el empleado se niegue a participar en la reunión, él (ella) podría estar sujeto a acción disciplinaria conforme con los términos del acuerdo de negociación colectiva, si tal acuerdo es aplicable. Tal acción disciplinaria podría incluir cualquier medida, desde una advertencia oral hasta el despido. Si el reclamante se niega a reunirse, se podría desestimar la queja.
5. 1. Confidencialidad y recriminación
    1. Es política del distrito tratar de mantener la identidad del reclamante confidencial. Si el reclamante le indica al administrador de la queja que él (ella) desea mantener su identidad confidencial, el reclamante debe satisfacer lo requerido en el párrafo lll.D.2 y el administrador de la queja deberá hacer la determinación de que el hecho de no revelar la identidad del reclamante tampoco hará que la queja sea imposible de procesar ni investigar. Dado que el reclamante satisfaga lo requerido en el párrafo lll.D.2 y que el hecho de no revelar la identidad del reclamante tampoco haga que la queja sea imposible de procesar o investigar, entonces la identidad del reclamante deberá mantenerse confidencial.
    2. Sin embargo, en caso de que el reclamante desee mantener su identidad confidencial, pero ya sea que no notifique su deseo al administrador de la queja, no satisfaga lo requerido en el párrafo lll.D.2 o que fuera imposible procesar o investigar la queja sin revelar la identidad del reclamante, tal como haya sido determinado por el administrador de la queja, se podría desestimar la queja.
  2. Cualquiera de las partes tiene el derecho a contactar y de otra forma comunicarse con cualquier persona, inclusive un empleado del Distrito Escolar Metropolitano de Madison (MMSD, por sus siglas en inglés), quien dé su consentimiento para tal contacto o comunicación en relación con los asuntos pertinentes a la queja. Ningún empleado del distrito deberá intentar o imposibilitar, interferir, coaccionar, discriminar o tomar medidas de represalia contra el(los) reclamante(s) y su(s) testigo(s) o cualquier otra persona en conexión con la queja o el procedimiento relacionado a ella durante o después de la presentación, el procesamiento y la resolución de una queja. Cualquier empleado que viole esta provisión será sujeto a acción disciplinaria conforme con los términos del acuerdo de negociación colectiva, si tal acuerdo es aplicable. Tal acción disciplinaria podría incluir cualquier medida desde una advertencia oral hasta el despido.
Resolución informal de una queja
1. El administrador de la queja deberá ofrecer la oportunidad de que se resuelva la queja de una manera informal luego que se haya presentado la queja.
2. En el caso de una resolución informal de una queja, cualquier persona puede actuar como facilitador si el reclamante desea resolver el asunto sin una investigación completa. El administrador de la queja puede solicitar que el(los) empleado(s) contra quien(es) se haya presentado la queja busque(n) solucionar el asunto de una manera informal y que responda(n) a las peticiones del reclamante y que lo haga(n) dentro de un plazo de veinte (20) días hábiles.
3. Si el(los) empleado(s) elige(n) no responder a la solicitud de buscar una solución informal para la queja, se tendrá que conducir una investigación formal sujeta al párrafo lll.D.
4. Si el reclamante está satisfecho con la respuesta a la solicitud por una resolución informal de la queja y una resolución informal de la queja es alcanzada, los términos de tal resolución deberán resumirse por escrito y entrar a formar parte del archivo de la queja. Si el reclamante no está satisfecho con la respuesta, el administrador de la queja deberá proseguir con la investigación, sujeta al párrafo lll.D.
La investigación
1. En la mayoría de los casos, la investigación será conducida por un miembro del personal del distrito, pero la investigación podría llevarse a cabo por un equipo investigativo o un consultor externo. El administrador de la queja determinará si un miembro del personal, un equipo o un consultor externo llevará a cabo la investigación. En cualquier caso, la investigación deberá llevarse a cabo por una(s) persona(s) quien(es) tenga(n) preparación, cualificación, habilidades y destrezas para conducir una investigación adecuada, tal como lo establece el distrito.
2. El propósito de la investigación es descubrir los hechos y establecer la veracidad o falsedad de los mismos en la queja, revisando minuciosamente las circunstancias bajo las cuales ocurrió la queja y cualquier política o práctica relacionada con la situación. El proceso investigativo deberá ser imparcial, justo y objetivo. Tal proceso deberá conducirse de una forma profesional y cortés.
3. 1. A excepción de lo descrito en el párrafo C.2. a continuación, tal como sea determinado por el investigador, su investigación puede incluir pero no estar limitada a (1) la revisión de documentos, incluyendo información de la índole del reglamento o las políticas escritas de la Junta de Educación o el Distrito; (2) una revisión de las declaraciones escritas y orales; (3) una entrevista de las personas que tienen información relevante; (4) una visita a la escena del incidente; (5) una examinación de otra evidencia, incluyendo evidencia física; y (6) una revisión de cualquier otra información relevante, etc.
  2. Como parte de la investigación, el investigador deberá entrevistar a cada una de las partes contra quien se presentó la queja.
  3. Después de que se haya iniciado la investigación, a solicitud de la parte que haya presentado la queja o de la parte contra quien se haya presentado la queja, el investigador deberá discutir el estado de su investigación con la parte que haya formulado la solicitud.
4. Aunque se tendrán que hacer juicios relacionados con la credibilidad, todas las personas que estén siendo entrevistadas o contactadas en relación con la investigación deberán tratarse con la mayor dignidad y respeto. Para evitar prejuicios o favoritismos y para preservar la integridad del proceso de la investigación, antes de entrevistar a las personas, revisar la información u otras pruebas, el investigador no deberá dar trato preferencial ni hacer cualquier presunción percibida en relación con el peso o el crédito que deberá darse a las declaraciones de las personas que estén siendo entrevistadas u otras pruebas e información que sea considerada o revisada como parte del proceso investigativo.
5. El investigador tendrá que enviar un borrador del informe investigativo a la parte que presentó la queja y a cada parte contra quien se presentó la queja. Los comentarios que se tengan sobre el borrador se deberán presentar dentro de los siete (7) días subsiguientes a la fecha en la cual el borrador les fue enviado a las partes. Podrán concederse extensiones al tiempo límite en la medida en que sean necesarias y adecuadas.
6. El distrito presentará la queja con una copia del informe investigativo, si lo hay. En circunstancias en las cuales exista un informe investigativo que contenga información del personal o materia sujeta a la confidencialidad, el distrito podrá rehusarse a poner a disposición el informe investigativo, pero en su lugar ofrecerá un resumen del informe excluyendo el material relacionado con el personal o confidencial.
Determinación, Reconsideración y Apelación
1. Luego de que se haya terminado la investigación, el administrador de la queja tendrá que informarle al reclamante por escrito la Determinación inicial del Distrito. Toda la información sobre el personal y la confidencial podrá ser excluida de la determinación inicial. Tal determinación deberá hacerse y enviarse al reclamante dentro de noventa (90) días a partir de la fecha en que se recibió la queja y tendrá que incluir una declaración de que una petición para reconsideración podría hacerse siempre y cuando sea presentada dentro de diez (10) días después de que la determinación inicial le sea enviada al reclamante. Sin embargo, se pueden conceder extensiones al límite de los noventa (90) y diez (10) días por el administrador de la queja en la medida que sea necesario y adecuado. Entre los ejemplos de las razones para conceder una extensión se encuentran: enfermedad, que una parte esté fuera de la ciudad, etc.
2. Luego de que el reclamante recibe de parte del administrador de la queja la determinación inicial escrita de la postura del distrito, puede solicitar que el administrador de la queja reconsidere la postura del distrito en cuanto a la determinación. La solicitud para reconsideración deberá ser archivada dentro de los diez (10) días subsecuentes a que se le haya enviado la determinación al reclamante. La solicitud escrita para reconsideración debe incluir una declaración del por qué el reclamante no está satisfecho con la determinación inicial.
3. Luego de recibir la solicitud para reconsideración, el administrador de la queja revisará tal solicitud y las razones para ella y tomará una decisión la cual enviará al reclamante dentro de veinte (20) días a partir de la fecha en la cual se recibió esa solicitud. En tal decisión el administrador de la queja tendrá ya sea que reiterar su respaldo por la determinación inicial y las razones para ella o modificar la determinación inicial y las razones para hacerlo. Tal decisión puede ser apelada por el reclamante escribiéndole una carta de apelación al Superintendente o a su designado dentro de los diez (10) días subsecuentes a que el reclamante reciba la decisión. La decisión deberá incluir un enunciado que diga que el reclamante puede apelar tal decisión ante el Superintendente o su designado dentro de diez (10) días después de que la decisión se le haya enviado al reclamante escribiendo una carta al Superintendente o su designado solicitando una apelación y proporcionando la(s) razón(es) para tal apelación.
4. Si el Superintendente o su designado recibe una carta solicitando una apelación de la decisión, tendrá entonces que solicitar y recibir copias de la información contenida en el archivo de la queja y presentar tal información y consultar sobre lo relacionado con la queja ya sea con el Gerente de Contratos Laborales del Distrito, el Abogado del Distrito, el Abogado independiente o el Oficial de Audiencia Independiente de la Junta de Educación, siempre y cuando la persona elegida no haya estado previamente involucrada en el proceso. Dicha persona tendrá que hacerle una recomendación al Superintendente o su designado quien tendrá que tomar en consideración tal recomendación antes de tomar la decisión final sobre la queja. Sujeto a las restricciones por confidencialidad, también se tendrá que enviar la recomendación al reclamante y a las partes contra quienes se haya archivado la queja. Tal decisión final tendrá que ser por escrito y enviada al reclamante dentro de los treinta (30) días a partir de la fecha en que fue recibida la carta de apelación por el Superintendente o su designado. Sin embargo, podrán concederse extensiones en la medida que sea necesario y adecuado. Entre los ejemplos de las razones para conceder una extensión se encuentran: enfermedad, una de las partes está fuera de la ciudad, etc.
Notificación del procedimiento general para hacer frente a una queja o inquietud
Los estudiantes, los padres, los empleados, los solicitantes de empleo, los sindicatos y organizaciones profesionales que sostienen acuerdos con el distrito y a la comunidad tendrán que ser informados anualmente del procedimiento general para hacer frente a una queja o inquietud.

Las siguientes personas tienen responsabilidad en el proceso de notificación anual:
1. A. Cada DIRECTOR tendrá que incluir una notificación en la primera o segunda publicación del boletín de noticias escolares de cada año, preferiblemente en la primera.
2. El COORDINADOR DE INFORMACIÓN AL PÚBLICO ofrecerá anualmente una notificación pública de la Política y el Procedimiento General de Queja del Distrito.
3. El Distrito distribuirá o pondrá a disposición panfletos que ofrezcan información sobre la Política y el Procedimiento General para hacer frente a una Queja o Inquietud del Distrito.
Informar
El distrito deberá recopilar un Informe Anual para la Junta de Educación que contenga, mínimo, el número y la naturaleza de las quejas presentadas por escrito y cómo fueron resueltas.

Formulario general de queja